金曲數(shù)字檔案館管理軟件—實現(xiàn)檔案全生命周期管理
時間：2022年11月08日
信息資源目前已經(jīng)成為人類社會活動和經(jīng)濟活動的戰(zhàn)略資源。信息技術的發(fā)展與廣泛應用，使檔案數(shù)字化建設提上了議程。2021年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，對“十四五”期間的企業(yè)檔案工作做出了全面規(guī)劃和部署。檔案數(shù)字化建設已成為各單位檔案工作發(fā)展的重要方向和目標。
數(shù)字化時代，人們對實現(xiàn)檔案資源共享呼聲越來越高，而傳統(tǒng)檔案管理模式已很難適應數(shù)字化的發(fā)展需求；升級數(shù)字化檔案管理，實現(xiàn)新時期檔案工作的高質量發(fā)展，亟需解決以下問題：
1、實物檔案資料繁多，歸檔類目模糊；
2、實物檔案查找不方便，借閱周期長，跨部門利用困難；
3、項目周期長、變更頻繁，項目檔案容易缺失；
4、缺乏統(tǒng)一的歸檔規(guī)范，增加檔案利用、管理的難度；
5、缺乏加密、備份等管控機制，檔案數(shù)據(jù)安全難保證；
金曲數(shù)字檔案館管理軟件是一款嚴格遵照檔案管理等方面的法規(guī)和標準，面向勘察設計企業(yè)的專業(yè)管理系統(tǒng)。該軟件系統(tǒng)主要用于各門類、各載體檔案和資料的收集、整理、存儲、檢索、傳遞、保管、保護、利用、鑒定、統(tǒng)計等全過程管理，能夠大幅度提升檔案管理的效率與質量，發(fā)掘企業(yè)的隱性知識，是勘察設計企業(yè)知識化管理重要的實現(xiàn)途徑。
參考標準
《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 39784-2021）
《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）
《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 29194-2012）
《電子檔案管理基本術語》（DA/T 58-2014）
《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31-2017）
《檔號編制規(guī)則》（DA/T 13-1994）
《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18-1999）
《數(shù)字檔案館建設指南》（國家檔案局 2010）
產品亮點
1、檔案采集標準化：兼顧自動化歸檔、手工歸檔、移動采集等多種模式，支持標準數(shù)據(jù)接口、圖像識別、批量導入等多種采集途徑。
2、檔案管理規(guī)范化：嚴格遵循國家制定的檔案標準和有關檔案工作的行業(yè)標準、規(guī)章制度以及傳統(tǒng)的檔案管理模式。
3、檔案管理智能化：條碼識別自動掛接；RFID視頻技術智能識別、智能報警。
4、檢索利用高效化：搜索引擎技術大幅度提高條目和原文的檢索速度。
5、檔案應用自動化：按檔案預設規(guī)則自動編目、自動標引。
6、檔案安全一體化：證據(jù)保全技術有效保障原始檔案的有效性，權限控制應用層級訪問安全，自動災備保障數(shù)據(jù)層級的安全。
部分功能介紹
檔案采集
檔案文件采集至關重要，如果采集數(shù)據(jù)不準確，將造成無效的檔案歸檔，所以準確的采集歸檔數(shù)據(jù)是建立數(shù)字化檔案館的基石。檔案采集可以接收各類電子元件及元數(shù)據(jù)，能夠批量導入導出數(shù)據(jù)，保證數(shù)字檔案的完整性。
【自動采集】
【手動采集】
檔案管理
檔案采集歸集的數(shù)據(jù)，在檔案庫整理中，檔案管理員可以手動調整、補充、修改、刪除等操作，并對檔案進行梳理后入庫。支持錄入零散文件信息，然后使用【組卷】或【組盒】操作將零散文件歸入案卷或檔案盒中，使無序信息有序化。支持自動編目、自動封面和批量導出，大大提高工作效率。
【檔案整理】
【自動編目】
圖檔檢索
系統(tǒng)擁有非常強大的檢索功能，支持但不限于按照檔案分類篩選、檔案類型、檢索目標、檢索時段、歸檔狀態(tài)以及檔案關鍵字（關鍵字檢索內容包括但不限于檔號、題名、主題詞、檢索號等）、時間、立卷部門、檢查部門、歸檔部門等條件進行檔案信息檢索。同時檢索目標檢索和檔案類型檢索支持多選組合檢索，最大程度上實現(xiàn)了檢索的高度自定義和精確性。
【檔案檢索】
檔案利用
支持多種借閱方式，借閱申請、審批、催還、授權全流程管控。系統(tǒng)提供以樹形結構來展示存儲目錄及內容，存儲的文件提供縮略圖形式預覽，下載檔案需要獲取權限，并記錄每一次下載的下載人、下載時間等日志信息。
【借閱催還】
檔案統(tǒng)計
支持按照檔案、人員及利用情況等設定規(guī)則進行統(tǒng)計、結果顯示和打印，并以電子文件形式輸出統(tǒng)計數(shù)據(jù)，支持自定義報表功能。
【按檔案統(tǒng)計】
勘察設計單位的檔案管理工作是勘察設計單位的重要組成部分。建設數(shù)字檔案館，不僅有利于提高設計企業(yè)的檔案工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保數(shù)字檔案永久存儲與安全保管，且更有利于逐步實現(xiàn)由檔案管理向知識管理的轉變，最終建立起設計院的電子檔案中心和知識中心。
